Vállalati portál: miért van rá szükség? Most beszéljünk a vállalati hálózat „kitöltéséről”.

A vállalati portál egy automatizált rendszer a szervezet belső információs erőforrásainak kezelésére, valamint a projektek, feladatok, dokumentumok kollektív munkájára, valamint a vállalat alkalmazottai és ügyfelei közötti kommunikációra.

A vállalati portálok vállalati szerverekre és felhőbe is telepíthetők. Mivel a vállalati portál egyetlen erőforrás az információk összegyűjtésére és kezelésére, nyugodtan nevezhetjük belső vállalati közösségi hálózatnak, minden benne rejlő funkciókészlettel együtt.

A vállalati portál fő funkciói

A vállalati portálok széles körben elterjedtek a gazdag, a szervezeti dolgozók együttműködéséhez szükséges szinte minden területet lefedő funkciókészletüknek köszönhetően. Először is ez:

• Belső és külső kommunikáció

A portálok lehetővé teszik számunkra, hogy felgyorsítsuk a kommunikáció folyamatát az alkalmazottak között és az ügyfelekkel, köszönhetően az általunk ismert hírnököknek és más, a közösségi hálózatokról ismert eszközöknek. Ilyen például az „élő hírfolyam”, riasztások stb. Az üzleti területek vagy projektek szerinti különféle üzleti chat létrehozásának lehetősége felgyorsítja a kommunikációt és a szükséges döntések meghozatalát. Számos portál lehetővé teszi, hogy telefonhívást kezdeményezzen olyan kollégákkal, akik nincsenek online. Ezenkívül a modern vállalati portálok lehetővé teszik a munkacsoportokban és a vállalati ügyfelekkel való kommunikációt a folyamatban lévő projektekről és az aktuális problémák megoldásáról.

• Feladat- és projektmenedzsment

A feladatok és projektek minden szervezet munkafolyamatának szerves részét képezik. A vállalati portálok általában számos kényelmes eszközzel rendelkeznek a velük való munkavégzéshez. Kezdve a feladat beállításától, a naptári határidők kezelésétől, a delegálási mechanizmusoktól, az ellenőrző listáktól, a kész sablonoktól a különféle konstruktorokig és szűrőkig. Mindez lehetővé teszi, hogy figyelemmel kísérje a kijelölt feladatok időben történő elvégzését, és értékelje az alkalmazottak munkáját, megkapva tőlük a vonatkozó jelentéseket.

• Együttműködés a dokumentumokkal

Számos vállalati portál funkcionalitása nagyon kényelmessé teszi a dokumentumokkal való munkát. Dokumentumok létrehozása, szerkesztése, tárolása, hozzáférési szint konfigurálása stb. Ugyanakkor nagyon gyakran, ha egy dokumentummal szeretne dolgozni, nem kell letöltenie azt a számítógépére, és a befejezés után vissza kell töltenie a frissített verziót. A harmadik féltől származó online szolgáltatások, például a Google Docs és az MS Office lehetővé teszik, hogy közvetlenül a portálon dolgozzon a dokumentumokkal. A vállalati portál lehetővé teszi a dokumentumok kényelmes megosztását a kollégákkal, külső hivatkozások létrehozását a dokumentumokhoz, mind a kollégák, mind az ügyfelek számára.

• Munkaidő tervezése, rögzítése

Egy szervezet eredményessége nagymértékben függ a munkafegyelemtől. A vállalati portálok segítségével nyomon követheti az alkalmazottak munkaidejét. Megjelölik a munkanap kezdetét és végét, valamint mindenféle szünetet, hiányzást, üzleti utakat stb. Mindezek az információk segítenek optimalizálni a projektekre és feladatokra fordított időt. Sok portál rendelkezik megfelelő találkozóeszköz-készlettel. Meghívók tömeges postázása, megbeszélések naptárba történő tervezése, valamint valamennyi résztvevő értesítése és a találkozó eredményéről, feladatairól.

• CRM:Ügyfelek és értékesítés

Számos vállalati portál kínál CRM rendszerfunkciókat, amelyek lehetővé teszik, hogy adatbázist karbantartson azon ügyfelek és partnerek kapcsolatairól, akikkel együttműködik. Az összes hívás és e-mail rögzítésének képessége nem engedi, hogy lemaradjon a legfontosabb pillanatokról, az értékesítési tölcsér pedig segít nyomon követni értékesítési osztálya hatékonyságát.

• HR:Személyzeti menedzsment

A vállalati portálok megkönnyítik a vállalati struktúra bemutatását és kezelését. Az alkalmazottakkal kapcsolatos minden szükséges információ, például elérhetőségek, mellékszámok, e-mail-címek stb. mindig kéznél lesz. Könnyen látható, hogy ki dolgozik, ki hiányzik, ki üzleti úton van, ki helyettesíti ideiglenesen kit, és kinek van ma a születésnapja.

• Üzleti folyamatok automatizálása

Semmi sem gyorsítja fel a vállalat munkáját és nem takarít meg időt, mint az automatizált üzleti folyamatok. A vállalati portál a vállalat kulcsfontosságú üzleti folyamatainak automatizálását kínálja. Az olyan rutin műveletek, mint az üzleti utak, nyaralások, a számlák jóváhagyása és kifizetése, sokszor gyorsabban elvégezhetők.

Kinek van szüksége vállalati portálra és miért?

A vállalati portál mindenekelőtt egy nagyon kényelmes eszköz a nagy számú távoli alkalmazottal vagy fiókteleppel rendelkező cégek számára. Ahol az emberek munkájuk jellegéből adódóan nem egy irodában helyezkednek el, vagy nem sokat mozognak. A vállalati portál mobil munkahelyként szolgálhat számukra. Az állandó személyzettel és egyetlen telephellyel rendelkező vállalatok számára azonban a vállalati portál nagyon hasznos lesz a következő okok miatt:

1. Munkaidő megtakarítása

Találja meg és dolgozza fel gyorsabban a szükséges információkat. Hatékonyabban kommunikáljon kollégáival, és gyorsítsa fel a rábízott feladatok elvégzését.

1. Növelje az alkalmazottak termelékenységét

Egy vállalati portál segítségével mindig mindenki tisztában lesz azzal, hogy mit kell tennie és milyen időkeretben. A munkacsoportok lehetővé teszik, hogy ezt hatékonyabban tegyük, és minden felhalmozott tudás felhalmozódik és átadódik a vállalaton belül.

1. Optimalizálja az üzleti folyamatokat

Hagyja, hogy dokumentumai és információi szó szerint repüljenek a szervezetben, ahelyett, hogy irodáról irodára mászkálnak.

1. Szerezzen irányítást és kezelhetőséget

Mindig tisztában lehet vele, hogy ki hol van, min dolgozik és mennyi ideig. Az alkalmazottak visszajelzése sokkal gyorsabb és hatékonyabb lesz.

1. Javítsa a vezetői döntések minőségét és az üzleti hatékonyságot

A feladatok elvégzéséről szóló jelentések és az alkalmazottak leterheltségének elemzése segít a jobb döntések meghozatalában. Ennek eredményeként javul a vállalat munkájának minősége és versenyképessége.

Vállalati portál kiválasztása és megvalósítása

Jelenleg három lehetőség közül lehet választani:

1. Kész dobozos megoldás beszerzése
2. Vállalati portál felhő megoldásként
3. Portálfejlesztés a semmiből (egyedi megoldás)

Minden lehetőségnek megvannak a maga előnyei és hátrányai, így a végső döntés a szervezet méretétől, feladataitól és megvalósítási céljaitól függ.

Olyan eszközöket keres, amelyek segítenek csapata hatékony együttműködésében?

Küldjön kérést ingyenes konzultációra

Sok nagy cégnek van sajátja vállalati portál. Ez nem az ügyfelekkel, partnerekkel való kommunikációra létrehozott hivatalos honlapot jelenti, hanem a cég belső, kizárólag munkatársainak szánt honlapját. Mi ez - luxus vagy valódi szükséglet?

Kezdjük azzal, hogy egy vállalati portál nem éppen egy weboldal, bár annak látszik. A vállalati portál funkciói szélesebbek, mint egy átlagos weboldalé. Egy ilyen portál egy webes felület, amely egyesíti az információs erőforrás, a közösségi hálózat és a dokumentumok és egyéb fájlok tárolásának funkcióit. A vállalati portál általában csak a szervezet belső hálózatán (intraneten) érhető el - „külső” személy nem férhet hozzá.

Miért van szüksége egy cégnek vállalati portálra? Először is ő kommunikációt biztosít a vállalat különböző részlegei és részlegei között, csökkentve a fontos információk továbbításához szükséges időt. Ez különösen igaz a bankokra és más olyan szervezetekre, amelyek sok fiókkal rendelkeznek (egy városban vagy különböző városokban). Ahelyett, hogy az egyes fiókokat értesítené az újdonságokról, felteheti az információkat a vállalati portálra, hogy mindenki időben megkapja.

Másodszor a vállalati portál hatékony dolgozói kommunikációt biztosít. Ez különösen fontos, ha közös projekteken dolgozunk. Az előző esethez hasonlóan minden alkalmazott a lehető leggyorsabban átadhatja a kívánt információkat a címzettnek. A személyzet könnyen hozzáférhet a szükséges adatokhoz. Ezenkívül a portálba integrált közösségi hálózat pótolja az alkalmazottak közötti kommunikáció hiányát - jobb, ha hagyjuk, hogy a portálon kommunikáljanak a munkahelyi kérdésekben, mint hogy az Odnoklassniki-n üljenek.

Harmadszor a vállalati portál megkönnyíti a dokumentumáramlást és a jelentéstételt. A megosztott fájltárhely lehetővé teszi a szükséges dokumentumok közvetlenül a portálra való feltöltését. Ez megkönnyíti a dokumentumokon való együttműködést. Ráadásul soha nem árt, ha van biztonsági másolata a munkaanyagairól.

A vállalati portál új munkatársak képzésére és bevonására, a részlegek közötti horizontális kapcsolatok erősítésére és az üzleti utazások szükségességének csökkentésére is használható. Átláthatóbbá válik a munkafolyamat a szervezetben. Ez mind az alkalmazottak számára (a vállalat tevékenységének sajátosságainak ismerete a motiváció fontos eleme), mind a vezetés számára (könnyebben irányítható a munkavállalók munkafolyamata).

Természetesen a céges portáloknak is vannak hátrányai. A portál fejlesztését, konfigurálását, támogatását és adminisztrációját szakképzett szakembernek kell elvégeznie, aki fizetendő. Ehhez hozzá kell adni az alkalmazottak portálhasználati betanításának idő- és pénzügyi költségeit.

Szintén lehetséges vállalati adatok kiszivárogtatása a versenytársak felé portál feltörése esetén. Néha a versenytársaknak még csak egy hacker szolgáltatásait sem kell igénybe venniük - csak egy gátlástalan alkalmazott kell, aki készen áll a belső információk „kiszivárogtatására” a versenytársaknak díj ellenében. Ezért nagyon fontos a portál maximális biztonságának biztosítása - és ez ismét költséget jelent.

Számos megközelítés létezik a vállalati portál létrehozására. Megrendelhető portálfejlesztés a semmiből, akkor ez felel meg legjobban egyéni igényeinek. De az ilyen fejlesztés nem olcsó, sok időt vesz igénybe, ráadásul fizetnie kell a fejlesztőknek a folyamatos támogatásért. Tud kész platformot vásárolni, amelyet az Ön igényeinek megfelelően módosítani kell - ehhez azonban nagy valószínűséggel magasan képzett szakemberekre lesz szüksége.

Ezért a legtöbb cég inkább tartalomkezelő rendszeren (CMS) alapuló kész megoldások vásárlása. Az ilyen rendszerek intuitív kezelőfelülettel rendelkeznek, így a rendszer szakember általi telepítése és konfigurálása után szinte minden alkalmazott felügyelheti a vállalati portált. Nem lesz szüksége programozási vagy HTML-elrendezési ismeretekre. De ez nem jelenti azt, hogy a portál technikai támogatás nélkül maradhat - ez csak abban az esetben kevesebbe fog kerülni.

A vállalati portál az hatékony belső vállalati kommunikációs rendszer, amely lehetővé teszi az üzleti folyamatok optimalizálását sok alkalmazottal, részleggel és fiókkal rendelkező nagyvállalatoknál. De ha van egy kis cége, amelynek teljes személyzete két irodába illeszkedik, akkor valószínűleg nem lesz szüksége egy ilyen portálra - a játék nem éri meg a gyertyát.

2. A szándék szerint.

• B2C (Business-to-Consumer) -Automatizált e-kereskedelmi rendszerek, amelyekben az eladó jogi személy (vállalkozás, szervezet), a vevő pedig magánszemély.
• B2B (Business-to-Business) - Automatizált e-kereskedelmi rendszerek, amelyekben jogi személyek (vállalkozások, szervezetek) az értékesítési és vásárlási folyamatok alanyaiként járnak el.
• B2E (Business-to-Employee) - Belső vállalati rendszerek a vállalati személyzet, egyéni struktúrák vagy részlegek munkájának megszervezéséhez.

Vállalati portálok B2C, B2B, B2E beleértve a vállalati portálokat is EAP, EIP, EKP, ez utóbbi alapján azonban lehetőség van különféle egyéb rendszerek kiépítésére is.

A fentiek alapján a vállalati portál az alábbi főbb feladatok megoldására készült:

1. Vállalati információs bázis létrehozása osztályozási és információkinyerési rendszerrel.
2. A vállalati információkhoz és alkalmazásokhoz való egységes (különleges kliens szoftvert nem igénylő normál böngésző) valós idejű, személyre szabott hozzáférés biztosítása a vállalati alkalmazottak, valamint a cég feljogosított ügyfelei, beszállítói és partnerei számára, területi elhelyezkedésüktől függetlenül.
3. Valós idejű csapatmunka biztosítása a cég alkalmazottai, valamint a cég felhatalmazott ügyfelei, beszállítói és partnerei között, területi elhelyezkedésüktől függetlenül.

Első pont megoldja az információk bevitelének, tárolásának és lekérésének kérdését. Sok vállalatnál a különböző részlegek között szétszórt, különféle információkat tartalmazó szekrények és mappák száma meghaladja azt a határt, amikor általában meg lehet találni a szükséges információkat (és az egyik részleg egyik szekrényének mappájában fekve) a kijelölt időt. És ami még rosszabb, amikor elavult, irreleváns információkat talál, relevánsnak tekinti és felhasználja döntései során.

Második pont megoldja az információhoz való hozzáférés kérdését, a nem területtől és napszaktól függő, hanem szigorúan személyre szabott hozzáférést. Minden felhasználó csak azokat az információkat láthatja és fogadhatja, amelyekhez hozzáférést kapott.

Harmadik pont megoldja az együttműködési problémákat, azokat a feladatokat, amelyeket a hagyományos vállalati rendszerek nem tudnak megoldani internetes technológiák alkalmazása nélkül, pl. vállalati portálok használata nélkül. Ezek a vállalati portálok a vállalati rendszerek különálló alrendszereiként vagy önálló, önálló alkalmazásként használhatók.

A vállalati portál egyetlen korlátja az internetelérés elérhetősége, de a mobilinternet és a műholdas internet gyakorlatilag minden területi korlátozást megszüntet. Ezenkívül a vállalati információs portál egy többplatformos megoldás, amely szintén nem függ sem hardvertől, sem alkalmazástól.

A fenti definícióknak és az ebből fakadó problémáknak gyakorlatilag nincsenek határai. Valóban, elvileg egy egységes böngésző alapján tetszőleges méretű cég számára lehet vállalati információs rendszert létrehozni. Sőt, talán ez lett volna a helyzet, ha az internetes technológiák húsz évvel korábban jelentek meg.

Az összes ismert definíció, a portáltípusok és a hozzájuk rendelt feladatok alapján a következő általános és rövid definíciót adjuk.

A vállalati portál az web- vállalati információkat és szolgáltatásokat tartalmazó céges portál, amelyhez személyre szabott hozzáférést biztosít a cég alkalmazottai és más jogosult felhasználók számára.

Valójában ez a meghatározás csak két kötelező feltételt határoz meg, amelyek alapján egy alkalmazás vállalati portálnak minősíthető:

1. Webfelület
2. Személyre szabott hozzáférés

Minden más tekintetben teljes szabadság biztosított, ami megmagyarázza a vállalati portálok számtalan típusát és léptékét.

Ezen a cikken kívül megtekintheti az aktuális rovat témáit:
6 cikk az "Enciklopédia" részben
a "Cikkek" részben.
az "Előzmények" részben.
__________________

Az Intranet, egy vállalaton belüli információs és kommunikációs hálózat egyedülálló lehetőségeket kínál a személyzettel való munkavégzéshez. Ez egy hatékony eszköz a vállalati kultúra kialakításához, a vállalati szabványok továbbításához, valamint az információáramlás és az üzleti folyamatok menedzseléséhez. Ez a cikk bemutatja a vállalati portál létrehozásának valódi tapasztalatait egy nagy holdingtársaságban.

Miért volt szükségünk vállalati portálra?

A cég, amelyhez egy éve érkeztem dolgozni, egy olyan struktúra, amely az ország számos régiójában rendelkezik fiókhálózattal, valamint leányvállalatokkal és függő vállalkozásokkal (ideértve külföldön is). A szervezet fiatal, dinamikusan fejlődő vállalati kultúrával, formálódó hagyományokkal, rendszerezést igénylő üzleti folyamatokkal.

Olyan cégeknek jó, ahol kicsi az alkalmazottak száma. Irodáról irodára költözött, mindenkit összegyűjtött egy céges bulira, mindenkivel kezet fogott, és minden kérdést informális kommunikációban oldott meg. És amikor több mint száz alkalmazottja van? Így van, nem lehet mindenki kezét fogni... Ezért a munkám során az egyik prioritás a hatékony belső vállalati kommunikáció fejlesztése volt. Természetesen a cél volt a vállalati kultúra fejlesztésének információáramlásának, folyamatainak kezelhetővé tétele, az egységes szabványok és működési elvek közvetítése, a munkavállalói munkával való elégedettség mértékének növelése, valamint a munkavállalók és a menedzsment közötti társadalmi partnerség elveinek kialakítása. Ezért úgy döntöttünk, hogy egy vállalati portált használunk ezeknek a feladatoknak az egyik eszközeként.

A terv szerint a portál felhasználói bázisának... kommunikációnak kellett volna lennie, és minden más folyamat erre épülhetett volna. Valószínűleg meg fog lepődni, mert általában a legtöbb vállalat elkezd vállalati „virtuális környezetet” létrehozni az üzleti folyamatokkal. De ha az első szakaszban például dokumentumfolyamot vagy jelentési rendszert vezet be a portálon keresztül, akkor a legtöbb alkalmazott ezt „kötelezettségnek” és „a műveletek volumenének növelésének” tekinti. (Nem véletlen, hogy mindenféle „ACS” – automatizált személyzeti irányítási rendszer megvalósítása olyan nehézkes.) Ha először egy közösségi hálózat analógját kínálja az embereknek, amelynek használata teljes mértékben támogatott, akkor a folyamat menni fog. teljesen másképp.

Maga a kommunikáció – üzleti és informális egyaránt – rendkívül fontos az emberek számára. A mi érdekünk, hogy ez a kommunikáció strukturált és biztonságos legyen. Hiszen ha az alkalmazottak a kommunikáció hiányát azzal pótolják, hogy az Odnoklassniki weboldalán üzleti témákról „csacsognak” (és nem tudjuk megtiltani nekik, hogy munkaidőn kívüli közösségi oldalakat látogassanak), akkor ez óriási kockázatot jelent kereskedelmi információk kiszivárgása.

A kiadásokat nem lehet megtakarítani

Miután meggyőződtünk a vállalati portál megvalósításának fontosságáról, mielőtt a menedzsmenthez fordultunk projektfinanszírozási javaslatokkal, úgy döntöttünk, hogy megvizsgáljuk a piac által kínált lehetőségeket. Kiderült, hogy hárman voltak. Az első az, hogy felkérjük a webfejlesztőket, hogy a semmiből hozzanak létre egy ésszerű shellt; majd béreljen fel több programozót a portál új szakaszainak létrehozására. Egy belső weboldal fejlesztési ideje ebben az esetben nem rövid. Ráadásul a béremelés – különösen válság idején – kétes vállalkozás.

A második lehetőség egy olyan platform vásárlása, amely már rendelkezik bizonyos alapokkal a vállalati portál létrehozásához. Az egyik szervezetnél a praxisomban már találkoztam hasonló megoldással: telepítettek egy platformot, a menedzsment ezen az erőforráson keresztül igényelte a jelentéstételt, de nem volt népszerű, mert nem volt társadalmi beállítottságú.

Igen, ez a platform működőképes lesz (például a különféle irodai alkalmazásokkal való interakció szempontjából), de ahhoz, hogy „emberarcú” vállalati portállá váljon, keményen kell dolgoznia. Szakemberekre lesz szükség - „szűk szakemberekre”, és napközben tűzben lesznek... Ezt ők maguk is megértik, és a cég kénytelen túlfizetni őket. Az ilyen megoldások megvalósításának költsége körülbelül 1,3 millió rubel lehet.

A harmadik lehetőség egy egyedi tervezőre épülő, intuitív felülettel rendelkező kész portálmegoldás vásárlása, amely lehetővé teszi a vállalati portál kezelését speciális programozási és HTML-elrendezési ismeretek nélkül. Telepítse ezt a „tervezőt” saját maga (vagy a beszállító műszaki támogatásának segítségével), integrálja a felhasználókat, és fokozatosan töltse ki és korszerűsítse ezt a megoldást elképzeléseinek és igényeinek megfelelően. Egy ilyen vállalkozás költsége 35 ezer rubeltől kezdődik. és az erőforrás-felhasználók számától függ.

Mi pontosan ezt az utat jártuk be - egy webes technológiák alapján kifejlesztett, kész portálmegoldást választottunk egy olyan beszállítótól, amely ezen a területen jól bevált.

Technikai lényeg

Nem terhelem kollégáimat terminológiával és technikai részletekkel. Csak annyit mondok, hogy az általunk vásárolt „webkészítő” minden internetfelhasználó számára ismerős elemekből áll – például keresés, címkék, blogok, közösségi szolgáltatások stb. Ezek egyszerű és ismerős eszközök szinte mindenki számára, de soha senki nem tanította meg, hogyan kell dolgozni keresőhálózatokkal vagy közösségi hálózatokkal. Így kiderült, hogy ugyanezek az alapelvek könnyen átültethetők a vállalati környezetbe, segítve az információkkal való munkát - felhalmozni, közzétenni, keresni, felhasználni.

Általánosságban elmondható, hogy az interneten használt technológiák jelenleg aktívan behatolnak a személyzeti menedzsment és a vállalati tudásmenedzsment területére. Egyébként nyugaton ez az irány még külön nevet is kapott - Enterprise 2.0.

Gazdasági indokolás

1. Munkaidő megtakarítása:
   • csökkennek az adott pillanatban szükséges információk keresésének költségei;
   • a vállalati információk elvesztése minimálisra csökken;
   • a vállalat üzleti folyamatai jelentősen felgyorsulnak;
   • megszűnnek az alkalmazottak közötti kommunikációval kapcsolatos problémák;
   • az új alkalmazottak gyorsabban alkalmazkodnak.
2. Üzleti folyamatok optimalizálása:
   • az alkalmazottak együtt dolgoznak a dokumentumokon egy dokumentumkezelő rendszer segítségével;
   • a vállalat jelentősen megtakarítja a műveletek sebességét;
   • az osztályok közötti horizontális kapcsolatok sokkal hatékonyabbak lesznek;
   • az üzleti utak igénye a cég földrajzilag elosztott szerkezete miatt minimálisra csökken.
3. A vezetői döntések minőségének javítása:
   • munkacsoportokban lehetőség nyílik a közös tervek megvitatására és kiigazítására;
   • a dolgozók, osztályok munkájának eredménye átláthatóvá válik;
   • Az alkalmazottak a vállalati tudásbázisban képesek lesznek megoldást találni a tipikus üzleti problémákra.
4. Az alkalmazottak hatékonyságának javítása:
   • a személyzet tisztában lesz azzal, hogy mi történik a vállalatnál és a részlegeknél;
   • a munkatapasztalat felhalmozódik a vállalati tudásbázisban;
   • a tudást újra felhasználják és átadják a vállalaton belül;
   • a munkacsoportok képesek lesznek együtt dolgozni projekteken és dokumentumokon;
   • a személyzetet folyamatosan képezik, és szakmai átképzéseken vesznek részt.
5. Az ellenőrzés és a kezelhetőség biztosítása:
   • átláthatóvá válik a vállalat összes részlegének munkafolyamata;
   • az alkalmazottak belső levelezése ellenőrzés alatt áll;
   • Az internet-hozzáférés korlátozható;
   • a portál belső üzenetküldő rendszere felváltja az ICQ-t és más internetes üzenetküldőket;
   • a foglalkoztatottak foglalkoztatása és távolléte nyomon követhető;
   • A személyzet felé történő visszajelzés gyorsabb és hatékonyabb lesz.
6. Üzleti hatékonyság:
   • a munka minősége és a vállalat ügyfélszolgálata javulni fog;
   • nő a vállalat versenyképessége a piacon;
   • A cég imázsa emelkedni fog az alkalmazottak, ügyfelek, partnerek és befektetők szemében.

A vállalati portál cégen belüli megvalósításának szövetségeseiként bevontuk a megvásárolt termék fejlesztőit, valamint az ő hatékonyság-számítási módszereiket.

Kollégáink így érveltek: a vállalati portál megoldás az erőforrások megtakarítására és a dolgozói termelékenység növelésére. Hogyan mérhető a megtakarítás? Persze pénzben. A megtakarított pénz megkeresett pénz. Ha az alkalmazottak munkájáról beszélünk, akkor a pénz az ő idejük. Ha az emberek kevesebb időt töltenek a munkájuk elvégzéséhez szükséges információk keresésével, és több időt töltenek magával a munkával, a vállalat nyer. Amikor minden alkalmazott legalább napi 5 perc időt takarít meg a portál lehetőségeivel... Számolja ki Ön, mennyibe kerül 5 perc munkaidő bérszámfejtéstől függően.

Hasonlítsa össze, mennyibe fog kerülni egy olyan vállalati portál bevezetése, amely évente mindössze 5 perc munkaidőt takarít meg minden alkalmazott számára, és kiszámíthatja a megoldás bevezetésének jövedelmezőségét. Ez természetesen kazuisztika, de a menedzsmenttel és a közgazdászokkal a tények és a számok nyelvén kell beszélnünk.

A szakmák metszéspontjában

Mennyire kell megérteniük a technikai kérdéseket azoknak a HR-szakembereknek, akik kezdeményezték a portál bevezetését? Erre válaszolok: szükséges, legalábbis felületesen. Ez segít elkerülni a saját IT-szolgáltatásaiból és a szolgáltatókból eredő esetleges akadályokat. Valahogy ellen kell állnunk a „sámánizmusuknak”. Képzeld el: jön egy szakember, „üti a tamburát”, a személyzeti tiszt számára érthetetlen nyelven, inkább varázslatos kifejezéseket ejt ki, és tisztességes pénzt követel érte az „érthetetlen: okos, tehát drága” elv szerint.

Nem, kedveseim, minden zseniális egyszerű. Az önbecsülő szolgáltatók rendkívül átláthatóak. Sőt, a hozzáértő fejlesztők igyekeznek a lehető legnagyobb mértékben leegyszerűsíteni a feladatot a jövőbeli felhasználók számára, és a különösen professzionális cégek még egy virtuális laboratóriumot is létrehoznak, amely lehetővé teszi termékük „megérintését”. De meg kell értenünk, mit „érezzünk”, igaz?

Egy másik fontos szempont a frissítési rendszer. Ha vásárol egy terméket, és azt mondják, hogy az integráció után azonnal kifizetjük az összes javítást és frissítést, akkor jobb, ha megtagadja az ilyen terméket. Ez nyilvánvalóan további kiadásokkal és a vezetéssel kapcsolatos elégedetlenséggel jár majd. Egy megbízható szolgáltató bizonyos ideig – általában egy évig – ingyenes frissítést biztosít.

* * * Ami a HR vezetőt illeti, a vállalati portál megvalósításának időszakában jobb, ha megfeledkezik a nyugodt életről (ha volt ilyen). Ez a folyamat türelmet, innováció iránti érdeklődést, kreativitást és túlórázási hajlandóságot igényel. Cserébe egyébként új hasznos készségekre tehet szert, és felébresztheti a munka iránti érdeklődést.

Most beszéljünk a vállalati hálózat „kitöltéséről”.

Jó azoknak a cégeknek, amelyeknek létszáma alacsony. Irodáról irodára költözött, mindenkit összegyűjtött egy céges bulira, mindenkivel kezet fogott, és minden kérdést informális kommunikációban oldott meg. És amikor az alkalmazottak száma meghaladta a százat? És nem titok, hogy a munkavégzés mellett a kommunikáció rendkívül fontos az emberek számára - mind informális, mind üzleti úton. És itt jön a segítség az intranet.

A vállalati portál szekciói és funkciói feltételesen összevonhatók a következő blokkokba:

1. Cég bemutatása:
   • általános információk a vállalatról, történetéről, céljairól, értékeiről és vállalati kultúrájáról;
   • hivatalos hírfolyamok (parancsok, szabályzatok, szabályok);
   • céges rendezvénynaptár;
   • fotó- és videóriportok a cég tevékenységéről;
   • fontos iparági hírek hírfolyama;
   • belső vállalati megüresedett állások;
   • elérhetőségek és részletek a gyors eléréshez.
2. A cég dolgozóinak képviselete:
   • a vállalati alkalmazottak egységes névjegyzéke;
   • gyors információkeresés egy alkalmazottról (ábécé, szerkezet, paraméterek szerint);
   • személyre szabható alkalmazotti kártya (fotó, elérhetőségek, tevékenységi terület);
   • gyors kapcsolatfelvétel egy alkalmazottal (web chat, e-mail);
   • az alkalmazottak portálon való jelenlétének ellenőrzése;
   • a munkavállaló távollétére vonatkozó információk, távolléti naptár;
   • új alkalmazottak listája és személyi változások, tiszteletbeli testület, születésnapok;
   • dolgozói személyes fiók bővített lehetőségekkel (személyes dokumentumok, fotó- és videóanyagok, blog, személyes naptár stb.).
3. Vállalati információkezelés:
   • irodai dokumentumok könyvtárai kollektív hozzáféréssel, valamint böngészőn és felfedezőn keresztül történő munkavégzés lehetőségével;
   • portáldokumentumokkal végzett munka a Microsoft Office használatával;
   • portál anyagok dokumentumáramlási rendszere;
   • portáldokumentumok verzióellenőrzése;
   • a dokumentumokhoz való hozzáférés korlátozása;
   • multimédiás anyagok kezelése (fotó, videó).
4. Vállalati keresés:
   • teljes szövegű keresés a portálon elhelyezett összes információban orosz és angol nyelven;
   • címkekeresés és címkefelhő;
   • orosz és angol morfológia támogatása;
   • frissített és új dokumentumok azonnali indexelése;
   • munkavállalói hozzáférési jogok figyelembevétele a keresési eredmények megjelenítésekor;
   • speciális keresési lekérdezési nyelv;
   • egyesített keresés: különböző típusú keresési eredmények biztosítása egy kérésre (hírek, alkalmazottak, dokumentumok stb.).
5. Csapatmunka és közösségi hálózatok:
   • munka- vagy projektcsoportok létrehozása a termelési és nem termelési problémák közös megbeszélésére és megoldására;
   • a közösségi háló elveinek felhasználása az együttműködés megszervezésében;
   • a csoportfunkciók és a hozzáférési jogok rugalmas konfigurálása a munkavállalók különböző csoportjai számára;
   • eseménynaptár a csoport és tagjai számára;
   • csoporttalálkozók szervezése;
   • munkahelyi kérdések megvitatása (fórumok, webes messenger);
   • feladatok és utasítások a csoporttagoknak, tervezés, végrehajtás ellenőrzése;
   • feladatvégzési jelentések a csoport tagjaitól;
   • dokumentumtár a csoporthoz, verzió- és változásvezérlés, a csoportos dokumentumtárral való munka a Windows Intézőn és irodai alkalmazásokon keresztül;
   • a csoport fényképes anyagai.
6. Üzleti folyamatok:
   • a tartalom dokumentumáramlása a portálon;
   • személyre szabható webes űrlapok (elektronikus kérések készítése a szükséges mezőkkel), feldolgozásért felelős munkatársak kijelölése;
   • az alkalmazások kiszolgálásának automatizálása a Help Desk rendszerben, a pályázatfeldolgozás ellenőrzése;
   • munka(projekt)csoportok szervezése feladatkiosztással és végrehajtásuk nyomon követésével;
   • találkozók szervezése, meghívók és megerősítési mechanizmusok, értekezletek jelentései;
   • tárgyalók (és egyéb helyiségek) foglalása.
7. Vállalaton belüli kommunikáció:
   • azonnali üzenetküldés a portálon belül (az ICQ-val analóg);
   • különböző szintű rendezvénynaptárak a kölcsönös integráció lehetőségével;
   • értekezletek/riasztások;
   • nyílt és zárt tematikus fórumok;
   • személyes és nyilvános fotógalériák;
   • munkavállalói felmérések és kérdőívek;
   • interaktív funkciók: felmérések, jelentések, külső RSS feedek a portálon;
   • automatizált rendszer kérések fogadására és feldolgozására, állapotmegtekintési lehetőséggel.
8. Munkavállalók képzése és tesztelése:
   • korlátlan számú képzés létrehozása;
   • kérdések az órai eredmények alapján, önellenőrzés;
   • személyzeti tesztelési napló, amely figyelembe veszi a felhasználó által a teszt sikeres teljesítésekor szerzett pontokat, a kísérletek listája;
   • az eredmények automatikus meghatározása;
   • rugalmas rendszer a képzési kurzusokhoz való hozzáférési jogok elosztására.

Mindezekre természetesen nincs szüksége minden dolgozónak egyszerre, így vállalati portálunk rugalmas konfigurációs funkciót is tartalmaz - minden felhasználó létrehozhatja a saját egyéni asztalát az információs blokkok egyszerűen húzásával vagy elrejtésével.

Ha a vállalat vertikálisan integrált struktúrával rendelkezik, akkor a portálon létrehozhat egy magasabb és alárendelt struktúrához tartozó szakaszokat, és korlátozhatja az egyes struktúrák hozzáférését a portál szakaszaira. A portálon elhelyezheti a jelentéskészítési rendszert, rögzítheti a jelentéskészítés időzítését és minőségét. Az ilyen ötletet benyújtó személyzeti tisztnek nem számítanak fel árat.

A portál normál működéséhez intézkedéseket kell hozni az információforráshoz való hozzáférési csatornák biztonságának és védelmének biztosítására. Ha ezt a személyzeti tisztek nem látják előre, akkor a biztonsági szolgálat ellenzi őket, ha pedig nincs, akkor egyszerűen megkárosíthatják a cégüket. Ezért, ha külső szolgáltatók vesznek részt a projekt megvalósításában, a távoli technikai támogatás érdekében a szerződés aláírásával egyidejűleg megállapodást vagy kötelezettséget kell aláírnia a portálon közzétett személyes adatok és információk nyilvánosságra hozatalának tilalmáról.

A projekt jóváhagyása, a források elosztása és az összes szükséges komponens beszerzése után ezt az erőforrást telepítettük a szerverre, és a további munka több szakaszra oszlott.

Első lépésben a fejlesztő által javasolt kész szerkezetet a rendszerbe épített tervező segítségével tartalommal megtöltöttük. Ezt követően a szülő szervezet felhasználóit integráltuk a portálrendszerbe.

A következő szakaszban a vállalati portál teszt üzemmódban működött. A próbaüzem során a portál funkcióit a vállalat strukturális részlegeinek igényeihez igazították az üzleti folyamatok optimalizálása terén. Egy informatikus közreműködésével új funkciókkal, megoldásokkal bővült a portál.

A harmadik szakasz a távoli felhasználók összekapcsolása a fióktelepekről. Így kívántuk fokozatosan kialakítani valamennyi munkavállalóban a folyamatban lévő üzleti folyamatok holisztikus felfogását, és növelni minden egyes dolgozóban az érintettség érzését a vállalat által végrehajtott feladatokban.

Sőt, most készül egy virtuális cégiroda, ahová bárhonnan és bármikor mehetnek a dolgozók.

Folyamatosan késik? Megmutatjuk!...

Ha valaki azt gondolja, hogy elég beszerezni a berendezést, telepíteni rá egy oldalrendszert, funkciókat, szolgáltatásokat, és minden működni kezd, akkor mindenki boldog tulajdonosa lesz egy eszköznek a HR osztályról, akkor téved.

A különféle technikai problémák mellett nehézségek adódhatnak a belső vállalati kultúra megváltoztatásával kapcsolatban. Mint minden innováció, a portál is megköveteli az alkalmazottak felfogásának adaptálását ahhoz, hogy munkahelyi képességeit kihasználhassa. Mindenki jobban megszokta, hogy „úgy, mint korábban” dolgozzon, és időbe telik, amíg egyre több alkalmazott megérti a bevezetett rendszer előnyeit.

Mivel a vállalati kultúra megváltoztatásának folyamata meglehetősen hosszadalmas dolog, most is igyekszünk minden formát és módszert bevetni, hogy a portált „beágyazzuk” a cég életébe. Kerüljük az „alacsony” módszereket, de ezt az erőforrást kényelmes szolgáltatásokkal egészítjük ki, és a portál használatát fokozatosan integráljuk a szabályokba, előírásokba. Nemrég például üzenetet küldtünk a portálról minden dolgozónak: „Folyamatosan késik? Megmutatjuk!…” A jelentések a látogatások számának megugrását mutatták. Az alkalmazottak rohantak megnézni, hogy bevezetnek-e büntetőintézkedéseket a késés miatt? A link nyomán olyan hírt fedeztek fel, hogy a céges portálon új szolgáltatás – városi közlekedési útvonalak – került fel, amely megmutatja, hogyan juthatnak el gyorsabban A pontból B pontba.

Arra az ötletre jutottunk (bármennyire is utáltuk), hogy az alkalmazottak szívesebben mennének fel egy vállalati portálra, hogy áttanulmányozzák a menza menüjét, mint „stratégiai célok bemutatása a gazdasági alapok konvergenciájának hátterében, és a modern gazdaság egzisztenciális szimbólumainak klaszterfókuszú elemzése.” , Például. Az alkalmazottak emberek, és az emberek elismerésre vágynak. Ezért megszerveztük a lehetőséget, hogy mindenkit elmondhassunk hobbijainkról, lehetőséget adtunk mindenkinek, hogy számos kérdésben elmondhassa „mérvadó véleményét”, valamint fényképekkel ellátott díszplakettet helyeztünk el.

Fokozatosan, mindezekkel a külső tulajdonságokkal együtt, a portál megtelik olyan összetevőkkel, amelyek sokkal fontosabbak az üzletfejlesztés szempontjából. Partnereink már érdeklődtek a megoldás iránt, és tapasztalatcserére hívnak bennünket, hogy bemutassák ugyanezt az eszközt.

• Vállalati kultúra

Kulcsszavak:

1 -1

Vállalati információs portál(Enterprise Information Portal, EIP) – más néven vállalati portál. Automatizált információs rendszer, amely egységesen biztosítja a munkavállalók számára a szükséges szolgáltatásokat. A vállalati portál egyrészt korlátozott hozzáféréssel rendelkezik a dolgozók számára, másrészt (ha maga a cég kívánja) mindenki számára ingyenes hozzáféréssel rendelkezik. Az EIP rendszer mindenesetre egyetlen erőforráshoz biztosít biztonságos hozzáférést (leggyakrabban webes felületen keresztül), és általában véve a vállalati portál az információk összesítésének, személyre szabásának eszköze.

Az első portálok célját egyértelműen jelzi a fogalom első meghatározása: „A vállalati információs portálok (EIP) olyan alkalmazások, amelyek lehetővé teszik a vállalatok számára a szervezeten belül és kívül tárolt információk feltárását, és minden felhasználó számára egyetlen hozzáférési pontot biztosítanak. a neki szánt információkhoz. a megalapozott vezetői döntések meghozatalához szükséges információk" (Christopher C. Shilakes és Julie Tylman, „Enterprise Information Portals", 1998. november).

Az első időszak portáljai a vezetőségtől a vállalati alkalmazottakig terjedő információk közzétételére szolgáltak. Ezek egy honlap voltak a céggel kapcsolatos információkkal, aminek egyik oldalán egyszerű belső fórumot lehetett szervezni. A portálon tájékozódhattak a cég legfrissebb szervezeti változásairól, illetve olvashatták a híreket. Emellett a portál egyszerű fájltárolóként is szolgált.

A technológia fejlődésével a portálok funkciói bővültek. 2000 óta a cég alkalmazottai elkezdték használni a portált, hogy megtalálják a szükséges információkat, hogy választ kapjanak kérdéseikre. A portáltechnológiák az adatok strukturálása és osztályozása irányába fejlődtek, növelve a szükséges információk keresésének sebességét és hatékonyságát, valamint a kapott eredmények bemutatásához szükséges formátumot. Ebben az időszakban a vállalati portálok tudásbázisként kezdtek szolgálni a cég tevékenységéhez kapcsolódó különböző témakörökben.

Gartner definíciók

EIP: Kiválasztás és végrehajtás

Vállalati portálok és megoldások gyártói