Что такое код аналитического учета. Аналитический учет. Ведение и шифрование записей

Приходный кассовый ордер - один из документов кассовой дисциплины, используемый для оформления поступления денежных средств в кассу ИП или организации.

Обычно приходный кассовый ордер (на основании Z-отчёта, бланков строгой отчётности (БСО), товарных чеков, а также иных документов, приравненных к кассовому чеку) оформляется в конце дня на общую сумму принятых за весь день денег.

Что касается вопроса оформления отдельного ПКО по какой-то определённой денежной операции (например, при получении денег от юридического лица), то это остаётся на усмотрение самой организации. То есть строгой обязанности в этом плане нет, акцент ставится на том, как вам будет удобно вести учётную политику.

Приходник состоит из 2-х частей:

1. Сам приходный кассовый ордер
2. Отрывная квитанция к ПКО

ПКО оформляется в одном экземпляре. Его подписывает кассир, а также главный бухгалтер или бухгалтер (при их отсутствии - лицо, их заменяющее, например, руководитель организации или ИП).

Отрывная квитанция подписывается этими же лицами (главный бухгалтер и кассир), заверяется печатью и передаётся человеку, сдавшему деньги в кассу. Печать должна стоять только на квитанции. Очень популярно мнение, что печать должна краешком «заезжать» на ПКО. Такое и правда практикуется, но это является нарушением правил заполнения кассовых документов.

Оформленный ПКО остаётся в кассе. Но перед этим его нужно зарегистрировать в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов ().

Исправления и помарки в ПКО категорически не допускаются!

ВНИМАНИЕ: с 1 июня 2014 года установлен новый порядок ведения кассовых операций, согласно которому ИП могут не оформлять Приходный и Расходный кассовый ордер, а также не вести кассовую книгу (Указания ЦБ РФ № 3210-У).

ИНСТРУКЦИЯ ПО ЗАПОЛНЕНИЮ РАСХОДНОГО КАССОВОГО ОРДЕРА
(нажмите на это поле, чтобы появилась подробная информация)

Строка «Организация». Указывается наименование организации (например, ООО «Морковь»). Если ПКО заполняет ИП, то так и указываем (например, ИП Сергеев П.П.)

В строчке ниже указывается наименование и код структурного подразделения в организации. Если структурных подразделений нет - ставится прочерк.

Строка «Код по ОКПО». Указывается код по ОКПО согласно данным в уведомлении из Росстата.

Поле «Номер документа». Указывается порядковый номер ПКО в соответствии с журналом регистрации приходных и расходных кассовых документов. По правилам кассовые документы нумеруются по порядку с начала каждого календарного года.

Поле «Дата составления». ПКО составляется в день поступления денег в кассу! И никак иначе. Дата указывается в формате - ДД.ММ.ГГГГ. Например, 02.06.2017.

Графа «Дебет». Указывается номер счета, по дебету которого приходуются денежные средства. Обычно это счет 50 – «касса». ИП эту графу не заполняют.

ТАБЛИЧНЫЙ БЛОК «КРЕДИТ». ИП его не заполняют.

Пишем Код структурного подразделения организации (при наличии), на которое делается ПКО.

Графа «Корреспондирующий счет, субсчет». Указывается номер счета (субсчёта) источника поступления денежных средств согласно плану счетов бухучёта, например:

51 – поступление денежных средств с расчётных счетов организации

62 – поступление денежных средств от покупателей и заказчиков

71 – возврат денег от подотчётных лиц

75-1 – внесение учредителями денежных средств в уставной капитал

90-1 - выручка

Графа «Код аналитического учета». Отражается соответствующий код по счету, указанному в предыдущей графе (при условии, что в организации предусмотрено наличие таких кодов).

Графа «Сумма». Записывается цифрами сумма денег, поступивших в кассу.

Графа «Код целевого назначения» . Указывается код назначения использования поступивших денежных средств (обычно при целевом финансировании). Эта графа заполняется, только если организация применяет соответствующую систему кодирования.

Строка «Принято от». Указывается:

ФИО физлица в родительном падеже – если деньги принимаются от работника организации.

- «Наименование организации» через «ФИО» (см. образец ниже) - если деньги принимаются от работника сторонней организации.

Строка «Основание». Прописывается основание поступления денежных средств (содержание финансовой операции). Например, «Оплата по договору №31 от 22.10.2015»; «Возврат остатка подотчётных сумм».

Строка «Сумма». Указываем сумму денежных средств, которые поступают в кассу. При этом рубли указываются прописью с заглавной буквы, а копейки – цифрами. Если остаётся пустая строка после написания суммы в рублях – в ней ставится прочерк.

Строка «В том числе». Указывается сумма и ставка НДС. Если в финансовой операции не предусмотрен налог на добавленную стоимость, то ставим прочерк, либо делаем запись «Без НДС».

Строка «Приложение». Указываются прилагаемые первичные и другие документы (при наличии).

Отрывная квитанция. В ней дублируются данные из ПКО.

- Образцы заполнения ПКО -

Розничная выручка у ИП (картинки увеличиваются)

Возврат денег от подотчётных лиц

Получение денег от покупателей

Особенности аналитического учета и его взаимосвязь с синтетическим учетом. В настоящем материале подробнее остановимся на сущности аналитического учета.

Что такое аналитический учет

Аналитический учет - это вида учета, который ведется в аналитических счетах бухгалтерского учета. На этих счетах группируется детальная информация об имуществе, обязательствах и хозяйственных операциях внутри каждого синтетического счета. По сути аналитический учет предполагает расшифровку и детализацию обобщенных данных, отраженных на синтетическом счете свернуто. К примеру, задолженность перед поставщиками организации, отраженная на отчетную дату по кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (Приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н), составляет 120 000 рублей. И только данные аналитического учета позволяют получить информацию не об обезличенной величине долга, а о задолженности перед конкретными поставщиками:

При этом данные аналитического учета, естественно, всегда соответствуют оборотам и остаткам по счетам синтетического учета, поскольку в основе обобщенного учета на синтетических счетах лежит учет аналитический.

Где ведется аналитический учет

В условиях автоматизации аналитический учет ведется на тех же счетах учета, что и синтетический. Просто синтетический счет позволяет встраивать в него необходимой степени детализацию, по которой объекты учета в дальнейшем могут быть систематизированы и сгруппированы.

Ведется аналитический учет и на бумаге. К примеру, для учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру на каждый номенклатурный номер может заполняться Карточка учета материалов (форма № М-17, утв. Постановление Госкомстата от 30.10.1997 № 71а). Эта карточка является основанием для ведения записей по синтетическому счету 10 «Материалы».

Код аналитического учета

Поскольку редко бухгалтерский учет ведется исключительно на бумаге, при ведении аналитического учета широко используется система кодирования. Код аналитического учета - установленный системой кодирования бухгалтерской программы условный номер, присваиваемый тому или иному элементу конкретного уровня детализации.

В приведенном выше примере в условиях машинной обработки каждому из поставщиков по счету 60 будет присвоен код аналитического учета. Например, так:

Коды присваиваются, как правило, автоматически в хронологическом порядке по мере расширения аналитики (например, добавления к счету 60 нового контрагента). Кодировка аналитического учета упрощает и ускоряет процесс компьютерной обработки данных и формирования отчетов.

Именно для этих целей, к примеру, используется код аналитического учета в приходном кассовом ордере (форма № КО-1, утв. Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88). Так, при возврате от ООО «Прогресс» полученного им аванса в счет поставки товара в кассу организации в ячейке под названием «Код аналитического учета» будет указано «000037». В ПКО на бумаге этот код особенной смысловой нагрузки не несет.

Ведомость аналитического учета

Одним из наиболее распространенных регистров аналитического учета, реализованным в бухгалтерских программах, является . Выглядеть эта ведомость по счету 41 «Товары» может так:

Для того чтобы организация хозяйственного учета была представлена в максимально комфортной форме, в компании потребуется выстроить качественную систему синтетического и аналитического учета. Рассмотрим, что собой представляют данные системы учета, их различия, а также, каким образом они реализованы в практическом бухгалтерском учете.

Синтетический и аналитический учет: сходства и различия

Ведение учета в среде хозяйственных субъектов является обязательным требованием только для юридических лиц. Что касается индивидуальных предпринимателей, им не возбраняется полное отсутствие бухгалтерского учета, в отличие от налогового.

Построение системы бухгалтерского учета сводится к внесению соответствующих записей в бухгалтерские регистры и отражение всех хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.

Система бухгалтерского учета представлена в виде двух взаимосвязанных систем: синтетического и аналитического учета.

Синтетические учет в компании организован на счетах бухгалтерского учета. Для этой цели разработан и введен в действие План счетов. Данный документ является главным инструментом ведения синтетического или иными словами обобщенного учета.

К примеру, счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» раскрывает информацию о взаиморасчетах с поставщиками товаров и услуг компании в денежном эквиваленте. Однако обобщенных сумм компании недостаточно для ведения дел. В связи с этим, организации требуется получить более детализированную информацию. В отношении счета 60 компании необходимы сведения в разрезе каждого контрагента, с возможностью своевременного получения информации о наличии дебиторского и кредиторского долга. Такая конкретизация позволяет говорить о системе аналитического учета.

Таким образом, аналитический учет – это разновидность учета, который осуществляется непосредственно на конкретизированных (аналитических) счетах.

Также рассмотрим, каким образом может быть организован аналитический учет расчетов с работниками по зарплате. Для этих целей применяется счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Для данного счета открываются дополнительные субсчета, позволяющие конкретизировать сведения о персонале. Однако, что касается организации аналитического учета, при расчетах с персоналом, аналитика формируется по каждому отдельному работнику.

Каковы основные требования, предъявляемые к аналитическим счетам? Рассмотрим основные из них.

• В зависимости от нужд компания может использовать неограниченное количество аналитических счетов;
• Если хозяйственная операция записана на аналитическом счете, ее непременно следует отразить на соответствующем синтетическом счете;
• На детализированных счетах учет должен быть организован количественно-суммовой, то есть в материально-стоимостном выражении;
• Для того чтобы избежать расхождения в учете ежемесячно следует проводить сверку данных, записанных на аналитических и синтетических счетах. Делать это целесообразно с использованием оборотных ведомостей;
• Для ведение аналитического учета используют специальные регистры, представленные в виде ведомостей, книг, карточек;
• Должен быть достигнут принцип равенства, который заключается в следующем: начальные и конечные остатки по синтетическим счетам должны в обязательном порядке равняться остаткам, отраженным на начало и конец месяц на аналитических счетах;
• Обороты синтетических и аналитических счетов по итогам месяца должны быть идентичны.

Где ведется аналитический учет в компании?

Организовать систему аналитического учета в компании, можно как в электронном формате, так и на бумажных носителях. Например, если требуется построение детализированного учета поступивших в компанию товаров, учитываемых на счете 10 «Материалы», целесообразно использовать карточку учета, которая раскроет информацию о сортах, видах, размерах каждой отдельной номенклатурной единицы ценностей.

Что такое код аналитического учета?

В настоящее время в силу масштабной автоматизации крайне редко встречается ведение бухгалтерского учета на бумажных носителях. Для удобства построения системы учета повсеместно применяется система кодирования.

Код аналитического учета представляет собой заданный бухгалтерской программой в соответствии с применяемой системой кодирования условный номер, который должен быть присвоен той или иной единице выбранного уровня детализации.

Добавление новых кодов осуществляется по мере добавления новых контрагентов, поступления на склады новых материалов, принятия в компания новых работников, соответственно, при расширении аналитики.

Благодаря использованию системы кодирования, процесс формирования отчетов на основании сведений аналитического учета значительно ускоряется и делает процедуру максимально удобной.

Так, например, осуществляется использование кода аналитического учета в приходном кассовом ордере. Для бумажной версии данного документа указанный код значения не имеет, тогда как в программе учета он позволяет эффективнее формировать учетные регистры.

Ведомость аналитического учета

Построение в компании аналитического учета предполагает использование специальных учетных регистров – ведомостей.

Скачать ведомость аналитического учета типовая форма 1 – образец – можно по указанной ссылке:

Вручную данный документ заполняется редко, вследствие чего в основном формируется в программе ведения хозяйственного учета и носит название оборотно-сальдовой ведомости. В отношении счета учета товаров, ведомость позволит раскрыть сведения о номенклатуре поступивших от поставщиков товаров, а также о местах их хранения. Каждая ведомость завершается подведением итогов за рассматриваемый период, а именно определением конечного сальдо.

4.2. Счета синтетического и аналитического учета, их взаимосвязь.

Счета бухгалтерского учета по степени обобщения информации об учитываемых на них объектах делятся на синтетические и аналитические.

Синтетические счета – счета, на которых ведется учет наличия и движения объектов учета в обобщенном виде без дополнитель­ной детализации. Они ведутся только в денежном измерителе, считаются счетами первого порядка и имеют дойной шифр от 01 до 99. Регист­рация хозяйственных операций на таких счетах называется синтетическим учетом . Синтетическими счетами являются, например, счета: 41 «Товары», 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам », 80 «Уставный капитал», 99 «Прибыли и убытки ».

Субсчета – частью синтетического счета. Занимают промежуточное место между синтетическим счетом и открытыми к нему аналитическими счетами, укрупняя позиции аналитического счета. Необходимость их открытия связана с задачами управления, для решения которых необходима детализация информации по ряду укрупнённых признаков (по отраслям, видам производств, доходов, расходов, по назначению средств и др.). Субсчета ведутся только в денежном измерителе и не имеют самостоятельной корреспонденции с другими счетами. Субсчета являются счетами второго порядка. Например, к счету 41 «Товары» могут открываться субсчета: 1 «Товары на складах», 2 «Товары в розничной торговле», 3 «Тара под товаром и порожняя» и др.

Аналитические счета – счета, служащие для подробной характеристики объектов бухгалтерского учета и детализации информации соответствующего синтетического счета или субсчета. Они используются, когда необходимо иметь информацию, например, по каждому виду учитываемых ценностей, по каждому материально ответственному лицу, по каждой статье доходов и расходов, по каждому контрагенту и т.д. Аналитические счета участвуют только в вертикальных связях с синтетическим счетами (субсчетами), которые конкретизируют. Могут вестись в денежном и натуральных измерителях в зависимости от цели управления и иметь несколько уровней. Процесс отраже­ния информации на аналитических счетах называется аналитическим учетом . Например, к счету 41 «Товары», субсчет 1 «Товары на складах» может быть открыт аналитический счет «Склад №1». К нему в свою очередь может открываться аналитический счет «Продовольственные товары», а к нему аналитический счет «Сахар-песок» и т.п.

Структура субсчетов и аналитических счетов аналогична структуре синтетического счета. Взаимосвязь между ними отражена на рис. 18.

Рис. 18. Взаимосвязь счетов бухгалтерского учета

Название, коды и количество синтетических счетов установлены Типовым планом счетов бухгалтерского учета, который утверждается Минис терством финансов Республики Беларусь. Количество и наименование субсчетов и счетов аналитического учета организация устанавливает самостоятельно. Число последних, как правило, значительно. В связи с этим необходимо периодически обобщать данные аналитического учета для проверки правильности учетных записей.

Одним из способов проверки и обобщения учетных данных служат оборотные ведомости, представляющие собой свод остатков и оборотов по счетам за отчетный период. В них указывается наименование счетов, остатки по ним на начало и конец отчетного периода, а также дебетовый и кредитовый обороты за период. Различают два вида оборотных ведомостей: оборотная ведомость по синтетическим счетам и оборотные ведомости по аналитически счетам. Оборотная ведомость по синтетическим счетам составляется в денежном выражении по данным Главной книги, а оборотные ведомости по аналитическим счетам составляются по данным аналитического учета как в денежном, так и натуральном выражении.

Оборотная ведомость является одним из важнейших средств контроля правильности записей по счетам, отвечающих принципу двойной записи. Основная особенность оборотной ведомости по счетам по синтетическим счетам – три пары равных итогов:

● общий итог начальных остатков по дебету всех счетов равен общему итогу начальных остатков по кредиту всех счетов. Это равенство показывает, что сумма активов на начало периода равна сумме имущественных прав на них, отражая тем самым начальный баланс организации;

● общий итог дебетовых оборотов по всем счетам равен общему итогу кредитовых оборотов по всем счетам. Данное равенство вытекает из двойственности отражения любой хозяйственной операции, когда каждая операция отражается по дебету и кредиту разных счетов в одинаковой сумме;

● общий итог конечных остатков по дебету всех счетов равен общему итогу конечных остатков по кредиту всех счетов. Данное равенство, так же как и первое, вытекает из равенства итогов средств и имущественных прав на них и показывает баланс на конец отчетного периода.

В настоящее время в бухгалтерском учете часто используются понятия синтетический и аналитический учеты . Аналитический учет - это детальное раскрытие синтетического счета или его субсчета по определенным признакам. К примеру, если мы говорим о синтетическом счете 10 «Материалы», то аналитический учет ведется по видам, сортам, размерам, местам хранения и т.д. По счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» аналитический учет ведется на каждого работника. Аналитический учет по счету 51 «Расчетные счета » ведется по каждому расчетному счету.

Данная детализация необходима для раскрытия фактов хозяйственной деятельности, зафиксированных на синтетических счетах учета, чтобы видеть на какой расчетный счет поступили денежные средства, сколько полагается выплат конкретному работнику или какие конкретно материалы переданы в производство. Аналитический учет позволяет нам более детально изучить бухгалтерскую информацию, он раскрывает нам обобщенную информацию синтетического счета, что очень важно в учете, так как аналитический учет, например, 01 счета показывает, какие конкретно у компании имеются основные средства.

Где ведется аналитический учет

Аналитический учет отражается на тех же счетах, что и синтетический. Для начала использования необходимо определиться со степенью детализации по счету, по каким признакам должны быть объединены объекты. Ведется учет как в различных современных автоматизированных информационных базах, используемых для ведения бухгалтерского учета, так в бумажном виде, как например, карточка учета материалов, которая используется для фиксации движения материалов. По данной карточке ведется запись по счету 10 «Материалы».

Код аналитического учета

В настоящее время учет ведется в основном в компьютерных бухгалтерских программах, в которых может автоматически использоваться система кодирования. Код аналитического учета - это номер, присвоенный программой, конкретным объектам в системе аналитического учета.

Рассмотрим пример кодировки по счету 70, где каждому сотруднику в крупной компании присвоен свой табельный номер , который указывается во всех кадровых документах и помогает идентифицировать сотрудника, например, с одинаковыми инициалами. Данная кодировка указывается и в табели учета рабочего времени , который выглядит следующим образом:

Коды присваиваются в автоматическом режиме при приеме сотрудника на работу или при вводе информации в программу, когда, например, вводится новый поставщик по счету 60. Кодировка упрощает процесс работы с данными, помогает просто формировать отчеты и находить нужную информацию в программе.

Также мы указываем код аналитического учета в приходном кассовом ордере по форме КО-1 в графе «Кредит». Сюда заносим код аналитического учета по счету, который был указан в предыдущей графе «Кредит, корреспондирующий счет, субсчет», если, конечно, данный код имеется. Дебет и кредит отражаются в соответствии с применяемым планом счетов. Если аналитический учет не ведется, то в данной графе просто ставится прочерк.

Ведомость аналитического учета

Самым распространенным документом, который составляется по аналитическому учету – это ведомость аналитического учета. Она используется для детализации счетов, таких как товары, основные средства, финансовые вложения – по всем счетам, где требуется подробная информация о составе счета.

Рассмотрим ведомость по счету 41 «Товары» на предприятии, которое занимается торговлей ювелирными изделиями.

Ведомость аналитического учета типовая форма 1 образец: